Our organization needs a consistent process for archiving employee emails before accounts are disabled. The difficulty is handling multiple mailboxes without spending hours configuring Outlook, waiting for synchronization, and repeating the same export steps for every user. We also need the archived data to remain accessible for future reference.

One requirement is to export Google Workspace email to PST while retaining useful folder organization and attachments. Outlook with IMAP can be suitable for individual mailboxes, but it may become inefficient when dozens of accounts need to be processed. Google’s Data Export utility is another option, although the resulting MBOX files require conversion before they can be used as PST archives.

During my research, I found the SysInfo Google Workspace Backup Tool, which lists CSV-based batch processing and Workspace Admin Domain-Wide Delegation for handling multiple accounts. It supports direct PST export, selective folder processing, date filters, and duplicate removal. Contacts and calendars can also be exported separately in VCF and ICS formats.

I would also want to check the authentication requirements before starting. Bulk exports need the appropriate administrator authorization, while individual account connections may use OAuth 2.0 or IMAP with an App Password, depending on the configuration.

For teams that need to export G Suite to PST, I would recommend testing a small set of mailboxes first. Compare message counts, inspect attachments, and review the export reports before applying the same process to the remaining accounts.

How do other IT administrators manage bulk mailbox archiving? Is CSV-based processing practical for regular employee offboarding, or do you prefer a different workflow for handling multiple Google Workspace accounts?

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